Las bases de datos

Las bases de datos

1. Definición de bases de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina. Sistema gestor de base de datos 

2. Características de una base de datos 

2.1 Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

2.2 Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

2.3 En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

2.4 Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.


3.Elementos básicos


3.1 Tabla de datos 
3.2 Consultas 
3.3 Formularios
3.4 Informes
3.5 Páginas
3.6 Macros 
3.7 Módulos


4. Las tablas 


Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos


5. Diseño de una tabla

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

	Campos
	Código	Nombre	Apellidos	Dirección	C.P.
Registro 1	1	Luis	Grande Lilos	C/ Germanías, 23	46723
Registro 2	2	Marta	Fran Dardeno	C/ Mayor, 34	46625
Registro 3	3	Francisco	Juan López	C/ Valle, 56	46625
Registro 4	4	María	Huesca Buevo	C/ Franciscano, 67	46521

6. Propiedades de los campos 

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha sido explicada en un avanzado del tema de creación de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos en la primera.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos.


6.1 Tamaño del campo





Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.                                                           

Para los campos Numérico, las opciones son:


Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumeración son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

6.2 Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e Hipervínculo.

Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:


Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:


Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de textocomo te mostramos a continuación.

 Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u operaciones lógicas de verdadero/falso.

 Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

6.3 Lugares decimales del campo 

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número, Autonumeración o Moneda.

 

6.4 Mascara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón  que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

6.5 Titulo

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

2do Trimestre

2DO TRIMESTRE

Ejercicio Practico

Ventas 

Hoja 1

Vendedores

Productos

Listados

Alumnos

Detalles

Alumnos por curso

Costos

Gimnasio

Socios

Consultas

Datos Varios 

Hoja 2

Cálculos

Control

Viáticos

Cálculos

Ejercicio libre funcion SI

Hoja 1

Taller funcion SI

Hoja 1

Hoja 2

Hoja 3

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Funciones anidadas

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Resultados válidos

  Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento:

   Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Referencias en las fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a	Utilice
La celda de la columna A y la fila 10	A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.	A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.	B15:E15
Todas las celdas de la fila 5	5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10.	5:10
Todas las celdas de la columna H	H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J	H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.	A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo

   En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro

Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango.

Función si en excell

Introducción a las funciones

Definición Una función es una fórmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y cálculos, y que produce un resultado. Por ejemplo, imaginemos que tenemos que sumar una columna de datos numéricos:

En el ejemplo de la izquierda podríamos colocar en la celda A10 la fórmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8, pero esto mismo resultaría horrible si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100.

En lugar de esa fórmula, utilizamos la función =SUMA(A3:A8) que realizará exactamente la misma operación; sumar el rango de celdas A3:A8.

Las funciones aceptan unos valores (en este caso el rango de celdas) llamados argumentos.

   Sintaxis Observa la sintaxis de una función:

Las funciones las podemos introducir de dos formas:

Mediante teclado.

Mediante el asistente para funciones.

La función =SI( )

Definición y sintaxis La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Obseva la sintaxis:

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

Esta es la forma más simple de representar esta función, porque la misma se puede complicar que no veas. De momento vamos a proponer un ejemplo: 

Observa la hoja de la derecha. Se trata del último ejemplo de la lección anterior. Observa que hemos añadido nuevas celdas y hemos modificado algunas. Ahora se trata de colocar una función =SI( ) en la celda E15 (celda rosa del descuento). 

Contar si en excell

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango     es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio     es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Observaciones

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basándose en una condición.

·                                    Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un número dentro de un rango, use la función de hoja de cálculo SUMAR.SI .

·                                    Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.

·                                    Para contar celdas que están vacías o no, use las funciones CONTARA y CONTAR.BLANCO.

Ejemplo 1: fórmulas CONTAR.SI comunes

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

¿Cómo?

1 2 3 4 5

A B Datos Datos manzanas 32 naranjas 54 melocotones 75 manzanas 86 Fórmula Descripción (resultado) =CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Número de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2) =CONTAR.SI(A2:A5,A4) Número de celdas con melocotones en la primera columna anterior (2) =CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI(A2:A5,A2) Número de celdas con naranjas y manzanas en la primera columna anterior (3) =CONTAR.SI(B2:B5;">55") Número de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior (2) =CONTAR.SI(B2:B5,"<>"&B4) Número de celdas con un valor distinto a 75 en la segunda columna anterior (2) =CONTAR.SI(B2:B5,">=32")-CONTAR.SI(B2:B5,">85") Número de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 en la segunda columna anterior (3)